Datenschutzerklärung „Toloro Leckortung“

Stand: 06.11.2026

Diese Erklärung beschreibt, wie die Toloro GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, die bei der Nutzung des Dienstes „Toloro Leckortung“ unter leckortung.toloro.de anfallen.

1. Verantwortlicher

Toloro GmbH
Bühler Straße 32
66130 Saarbrücken
Deutschland

Geschäftsführer: Matthias Friedrich Gadzimski
E-Mail: info@toloro.de
Telefon: 0681 41099408

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach Art. 37 DSGVO in Verbindung mit § 38 BDSG nicht zu bestellen. Anfragen zum Datenschutz richten Sie an datenschutz@toloro.de.

2. Zwei Rollen — bitte unterscheiden

Für einen Teil der Daten ist die Toloro GmbH Verantwortliche, für einen anderen Teil Auftragsverarbeiterin:

Für die Berichtsinhalte ist der Kunde (die Leckortungsfirma) Verantwortlicher. Er entscheidet, welche Daten er einstellt, und informiert die betroffenen Personen. Wenden Sie sich als betroffene Person zu Berichtsinhalten bitte an die Firma, die den Bericht erstellt hat; wir leiten Anfragen, die uns erreichen, unverzüglich an sie weiter und beantworten sie nicht selbst.

3. Verarbeitungen im Einzelnen

3.1 Aufruf der Webseiten (Protokolldaten)

Beim Aufruf von leckortung.toloro.de verarbeiten wir die technisch erforderlichen Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser- und Betriebssystemkennung.

• Zweck: Auslieferung der Seiten, Betriebssicherheit, Erkennung und Abwehr von Angriffen, Fehlersuche, Durchsetzung der Mengenbegrenzungen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb eines öffentlich erreichbaren Dienstes.
• Speicherdauer: 14 Tage; im Fall eines konkreten Sicherheitsvorfalls bis zu dessen Aufklärung.

3.2 Registrierung und Vertragsanbahnung

Bei der Registrierung verarbeiten wir: Firma, Rechtsform, Anschrift, Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Registereintragung, Zeitpunkt, Fassung und IP-Adresse der Zustimmung zu den AGB, Zeitpunkt der Bestätigung der E-Mail-Adresse (Double-Opt-in) sowie das bei der Registrierung gewählte Passwort — ausschließlich als Hashwert (Ziffer 3.3), nie im Klartext. Nimmt nach der Freischaltung ein Büro-Zugang des Kunden mit der Rolle Chef den Auftragsverarbeitungsvertrag im Büro an, speichern wir dazu Name und Kennung dieses Zugangs, Datum und Uhrzeit, die Fassung und die IP-Adresse der Annahme; Datum, Fassung und Name gehen außerdem in unsere Kundenverwaltung.

• Zweck: Prüfung und Bearbeitung des Antrags, Nachweis der Unternehmereigenschaft, Nachweis der wirksamen Einbeziehung der AGB (und mit ihnen des Auftragsverarbeitungsvertrags, § 12 AGB), Anlage des Kundenkontos.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung); für die Nachweisdaten zur Zustimmung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweisfähigkeit).
• Speicherdauer: bei Ablehnung des Antrags Löschung; sonst für die Dauer des Vertrages, danach nach Ziffer 5.

3.3 Zugänge (Büro und Leckorter)

Für das Büro — Büro-Zugänge mit den Rollen Chef und Kontrolleur — verarbeiten wir Name und E-Mail-Adresse, das Passwort ausschließlich als Hashwert (bcrypt mit eigenem Zufallswert je Passwort; das Passwort selbst speichern wir nicht und können es nicht auslesen) samt Zeitpunkt der letzten Änderung, die zur Anmeldung erzeugten Einmal-Links („Passwort vergessen?“) und, falls eingerichtet, Passkeys (öffentlicher Schlüssel und Gerätebezeichnung). Für Leckorter (sie erstellen die Berichte vor Ort in der App) verarbeiten wir Name oder Kurzbezeichnung, den persönlichen Zugangslink und dessen Status. Dazu kommen Anmeldezeitpunkte und die Sitzungsdauer.

• Zweck: Zugang zum Dienst, Zuordnung von Berichten zum jeweiligen Leckorter, Sperrung von Zugängen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber Beschäftigten des Kunden handelt es sich um eine Verarbeitung im Rahmen des Vertragsverhältnisses mit dem Kunden, für die dieser die Rechtsgrundlage verantwortet.
• Besonderheit: Passwörter speichern wir nicht im Klartext, sondern nur als Hashwert, aus dem sich das Passwort nicht zurückrechnen lässt. Leckorter haben kein Passwort. Zugangs- und Einmal-Links werden ausschließlich als kryptografischer Hashwert gespeichert; der Link selbst ist uns nach seiner Ausgabe nicht mehr bekannt.
• Speicherdauer: bis zur Löschung des Zugangs durch den Kunden, längstens bis Vertragsende; danach nach Ziffer 5.

3.4 Berichtsdaten (Auftragsverarbeitung)

Die Angaben aus dem Fragenkatalog, die Kopfdaten des Berichts (Kunde, Objektadresse, Versicherung, Schadennummer, beteiligte Personen), hochgeladene Fotos, die erzeugten Berichtstexte, die Hinweise der Plausibilitätsprüfung samt den Ergänzungen des Büros (Ziffer 3.5) und die PDF-Fassungen, die wir dem Kunden zum Download bereitstellen, verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden.

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch uns: Art. 28 DSGVO in Verbindung mit dem Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten insgesamt verantwortet der Kunde.
• Einzelheiten — Datenarten, Kategorien betroffener Personen, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter — stehen im Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Sein Wortlaut steht unter leckortung.toloro.de/avv; Kunden laden die angenommene Fassung im Büro des Dienstes unter „Verträge & Nachweise“ herunter.
• Fotos und Persönlichkeitsrechte: Fotos zeigen das Objekt und den Schaden, keine Personen und keine Geschäfts- oder Privatgeheimnisse des Auftraggebers oder der Bewohner. Der Kunde weist Büro und Leckorter entsprechend ein und erfasst nur, was für den Leckortungsbericht erforderlich ist; Toloro kann Inhalte, die dagegen verstoßen, entfernen oder sperren (§ 5 Abs. 3 AGB). Beim Hochladen wird jedes Foto neu geschrieben; dabei fallen die eingebetteten Metadaten (EXIF, etwa Aufnahmeort) weg.
• Speicherdauer: nach Ziffer 5.

3.5 Erzeugung des Berichtstextes durch künstliche Intelligenz

Zur Erzeugung des Berichtstextes übermitteln wir ausschließlich Text an ein Sprachmodell: die Angaben aus dem Fragenkatalog, die Kopfdaten des Berichts, die Bildunterschriften der Fotos und — wenn aufgenommen — den aus einer Sprachnotiz erkannten Text (Ziffer 3.6). Die Fotos selbst werden nicht an das Sprachmodell übermittelt, die Tonaufnahme einer Sprachnotiz ebenfalls nicht (sie geht allein an die Texterkennung, Ziffer 3.6). Die Übermittlung läuft über den Vermittlungsdienst OpenRouter, Inc. an Modellanbieter mit Zero Data Retention: Die Daten werden dort nur zur Beantwortung der jeweiligen Anfrage verarbeitet und nicht gespeichert. Die Auswahl der Anbieter ist im Konto der Toloro GmbH bei OpenRouter durch eine Richtlinie (Workspace-Guardrail) auf Anbieter mit Zero Data Retention beschränkt; innerhalb dieser Richtlinie wählt OpenRouter den Anbieter für das jeweilige Modell. Derzeit sind das die Google Cloud EMEA Limited mit dem Dienst Google Cloud Vertex AI und die Amazon Web Services EMEA SARL mit dem Dienst Amazon Bedrock (Ziffer 4.2). Sie verarbeiten vorrangig in Rechenzentren der EU, je nach Verfügbarkeit auch in weiteren Regionen, einschließlich der USA (Ziffer 4.3). Den Berichtstext schreibt das Modell Claude der Anthropic, PBC — bei einem der beiden Anbieter, je nach Auswahl durch OpenRouter; an die Anthropic, PBC selbst werden keine Daten übermittelt. Die Texterkennung der Sprachnotizen übernimmt das Modell Gemini über Google Cloud Vertex AI (Ziffer 3.6).

Vor der Abgabe liest das Modell Claude dieselben Angaben in einem eigenen Aufruf gegen und stellt dem Leckorter gegebenenfalls Rückfragen — ebenfalls über OpenRouter, bei denselben Anbietern und mit Zero Data Retention (Ziffer 4.2).

Nach der Erzeugung des Berichtstextes liest das Modell Claude den fertigen Bericht in einem weiteren Aufruf gegen die erfassten Angaben (Plausibilitätsprüfung). Dazu übermitteln wir — wieder ausschließlich Text, über OpenRouter, bei denselben Anbietern und mit Zero Data Retention (Ziffer 4.2) — den erzeugten Berichtstext, die Angaben aus dem Fragenkatalog, die Kopfdaten des Berichts, die Antworten auf die Rückfragen, den erkannten Text einer Sprachnotiz und etwaige Ergänzungen des Büros. Das Ergebnis sind höchstens fünf Hinweise, die das Büro des Kunden auf der Berichtsseite sieht, wo etwas nicht zusammenpasst oder fehlt. Das Modell ändert am Bericht nichts und entscheidet nichts: Es entscheidet der Mensch im Büro. Das Büro kann zu einem Hinweis etwas ergänzen (die Ergänzung geht als Angabe des Büros in den nächsten Textlauf), die Angabe im Wizard ändern oder den Hinweis mit „Passt so“ bestätigen — oder den Bericht unverändert freigeben. Wir speichern die Hinweise sowie die Ergänzungen und Bestätigungen des Büros mit dem Namen des handelnden Büro-Zugangs und dem Zeitpunkt; sie werden wie die übrigen Berichtsdaten behandelt (Ziffer 3.4, Speicherdauer nach Ziffer 5).

Farbschema aus dem Firmenlogo. Lädt der Chef eines Kunden ein Firmenlogo für den Bericht hoch, kann er sich von der KI ein dazu passendes Farbschema vorschlagen lassen (Knopf „Farbschema aus dem Logo (KI)“). Nur auf diesen Wunsch übermitteln wir das Logo — verkleinert und ohne Metadaten neu geschrieben, ohne Berichtsdaten — einmalig je Vorschlag an das Modell Claude, ebenfalls über OpenRouter, bei denselben Anbietern und mit Zero Data Retention (Ziffer 4.2). Ein Firmenlogo enthält in der Regel keine personenbezogenen Daten; das Modell gibt nur drei Farbwerte zurück, und übernommen werden sie erst, wenn der Chef sie bestätigt.

• Eine Verwendung der übermittelten Daten zum Training von Modellen ist vertraglich ausgeschlossen.
• Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung für den Kunden); der Einsatz erfolgt auf Weisung des Kunden, die er mit der Nutzung des Dienstes erteilt.
• Drittlandbezug: siehe Ziffer 4.3.
• Keine automatisierte Entscheidung: siehe Ziffer 8.

3.6 Sprachnotizen der Leckorter

Ein Leckorter kann am Ende eines Berichts freiwillig eine Sprachnotiz von höchstens drei Minuten aufnehmen. Sie dient allein dazu, seine Angaben in Text zu überführen.

• Was verarbeitet wird: die Tonaufnahme selbst (Stimme des Leckorters, gegebenenfalls Hintergrundgeräusche), ihre Dauer und der daraus erkannte Text.
• Texterkennung durch künstliche Intelligenz: Die Aufnahme wird über OpenRouter, Inc. an die Google Cloud EMEA Limited (Google Cloud Vertex AI) übermittelt; dort wandelt das Modell Gemini sie in Text um — mit derselben Beschränkung auf Anbieter mit Zero Data Retention und demselben vertraglichen Ausschluss einer Verwendung zum Training wie in Ziffer 3.5. Die Tonaufnahme wird dort nicht gespeichert. Verarbeitet wird vorrangig in Rechenzentren der EU, je nach Verfügbarkeit auch in weiteren Regionen des Anbieters, einschließlich der USA (Ziffer 4.3). Ist dieser Weg nicht verfügbar, wird die Aufnahme ersatzweise auf Servern der Toloro GmbH bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland mit einem dort betriebenen Spracherkennungsmodell in Text umgewandelt. Die Tonaufnahme geht nicht an das Sprachmodell des Berichtstextes, der Rückfragen und der Plausibilitätsprüfung (Ziffer 3.5); dort kommt allein der erkannte Text an.
• Löschung nach der Erkennung: Sobald der Text vorliegt, wird die Tonaufnahme gelöscht — sie ist danach weder abspielbar noch abrufbar, auch nicht für das Büro des Kunden. Scheitert die Erkennung, bleibt die Aufnahme für einen weiteren Versuch höchstens 24 Stunden und wird dann ebenfalls gelöscht. Es gibt keinen Weg, eine Aufnahme wieder herunterzuladen.
• Was bleibt, ist der Text. Er steht als „Zusätzliche Angaben des Leckorters" im Bericht, ist vom Büro änderbar und wird wie die übrigen Berichtsdaten behandelt (Ziffer 3.4, Speicherdauer nach Ziffer 5).
• Keine Dritten aufnehmen: Leckorter werden vor jeder Aufnahme darauf hingewiesen, dass sie allein sprechen und keine anderen Personen aufnehmen sollen. Der Kunde als Verantwortlicher weist seine Leckorter entsprechend an.
• Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung für den Kunden); die Aufnahme erfolgt auf ausdrückliche Handlung des Leckorters und ist jederzeit überspringbar.
• Drittlandbezug: siehe Ziffer 4.3.

3.7 Versand von E-Mails

Wir versenden E-Mails ausschließlich an den Kunden und seine Nutzer: Anmeldelinks, Bestätigungen, Rechnungen und — wenn der Kunde es eingestellt hat — eine Benachrichtigung über eine Freigabe mit einem Link zur Berichtsseite, ohne Anhang; den Newsletter nur mit Einwilligung (Ziffer 3.10). Berichte versenden wir nicht; der Kunde lädt sie im Büro-Bereich herunter und übermittelt sie selbst. Verarbeitet werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt sowie die Verkehrsdaten des Versands.

• Zweck: Erbringung der vertraglichen Leistung.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Absender: no-reply@toloro.de. Antworten auf diese Nachrichten werden nicht gelesen.
• Speicherdauer: Versandprotokolle 30 Tage.

3.8 Abrechnung und Buchhaltung

Zur Abrechnung verarbeiten wir die freigegebenen Berichte und die Textläufe je Kalendermonat mit Zeitpunkt, Vorgangskennung und Nutzerkennung, das Guthaben des Kunden mit seinen Käufen und Abbuchungen — je Kauf Betrag, Zeitpunkt und die E-Mail-Adresse des Büro-Zugangs, der gekauft hat — sowie die Rechnungs- und Zahlungsdaten des Kunden.

• Zweck: Abrechnung, Buchführung, Erfüllung steuerlicher Pflichten, Forderungsverfolgung.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB.
• Speicherdauer: die Verbrauchszeilen für die Dauer des Vertrages und zur Belegführung; Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).

3.9 Kontaktaufnahme und Support

Wenden Sie sich per E-Mail an uns, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Bezug zum Vertrag, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung von Anfragen).
• Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung, danach im Rahmen handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen.

3.10 Newsletter

Bei der Registrierung können Sie freiwillig ankreuzen, dass wir Ihnen Neuigkeiten zu Toloro Leckortung und Toloro per E-Mail schicken dürfen. Das Häkchen ist nicht vorausgewählt; ohne es können Sie den Dienst genauso nutzen.

• Double-Opt-in: Die Einwilligung wird erst wirksam, wenn Sie den Link in der Bestätigungsmail der Registrierung anklicken; die Mail weist ausdrücklich darauf hin, dass der Klick auch den Newsletter bestätigt. Es gibt dafür keine zweite Mail. Bestellt ein Chef den Newsletter später im Büro unter „Firmendaten“, gilt die Einwilligung für die Adresse, mit der er angemeldet ist; diese Adresse hat er mit seiner Anmeldung bereits bestätigt.
• Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Zeitpunkt der Einwilligung und ihrer Bestätigung, Fassung dieser Erklärung, IP-Adresse beim Erteilen, gegebenenfalls Zeitpunkt des Widerrufs und wer ihn erklärt hat.
• Zweck: Versand von Informationen zu Toloro Leckortung und Toloro; Nachweis der Einwilligung.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), für den Nachweis Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.
• Widerruf: jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — im Büro unter „Firmendaten“ (Rolle Chef), über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder formlos per E-Mail an info@toloro.de. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht.
• Empfänger: allein die Toloro GmbH; die Adresse wird für den Newsletter an keinen Dritten weitergegeben.
• Speicherdauer: bis zum Widerruf, spätestens bis zur Löschung des Kundenkontos (Ziffer 5). Die Angaben zur Einwilligung und zu ihrem Widerruf bewahren wir danach auf, solange wir die Einwilligung nachweisen können müssen.

4. Cookies, Empfänger, Drittland

4.1 Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein:

Wir setzen keine Cookies zu Analyse-, Werbe- oder Reichweitenmessungszwecken ein. Es findet kein Tracking statt und es sind keine Dienste Dritter in die Seiten eingebunden (keine externen Schriftarten, keine Kartendienste, keine Einbindungen sozialer Netzwerke). Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist deshalb nicht erforderlich; die Speicherung stützt sich auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Für die installierbare Web-Anwendung (PWA) speichert Ihr Gerät zusätzlich Programmdateien der Oberfläche in einem lokalen Zwischenspeicher. Berichtsdaten werden dort nicht abgelegt; der Dienst arbeitet ausschließlich online.

4.2 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Mit Hetzner, BSNSoft und OpenRouter bestehen Verträge über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; die Anbieter der Sprachmodelle bindet OpenRouter als seine Unterauftragsverarbeiter mit Zero Data Retention ein. Die Anthropic, PBC stellt nur das Modell Claude bereit und erhält keine Daten. Welche Anbieter von Sprachmodellen eingesetzt werden, steht abschließend in Anlage 2 des Vertrages über die Auftragsverarbeitung.

Daneben können Daten an Stellen gelangen, die in eigener Verantwortung handeln und deshalb keine Auftragsverarbeiter sind: unser Steuerberater und unsere Buchhaltung (Rechnungsbelege), Finanz- und Aufsichtsbehörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten, sowie im Streitfall Rechtsanwälte und Gerichte.

Eine Übermittlung Ihrer Daten zu Werbe- oder Analysezwecken an Dritte findet nicht statt. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

4.3 Übermittlung in ein Drittland

Die OpenRouter, Inc. hat ihren Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika. Für die Übermittlung an OpenRouter haben wir die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 3: Auftragsverarbeiter an Unterauftragsverarbeiter) abgeschlossen und die erforderlichen ergänzenden Maßnahmen getroffen (Transportverschlüsselung, Datenminimierung, Ausschluss der Trainingsnutzung).

Die Sprachmodelle betreiben die Google Cloud EMEA Limited mit Sitz in Irland und die Amazon Web Services EMEA SARL mit Sitz in Luxemburg, jeweils mit Zero Data Retention: Die Daten werden nur zur Beantwortung der jeweiligen Anfrage verarbeitet, danach nicht gespeichert und nicht zum Training verwendet. Verarbeitet wird vorrangig in Rechenzentren der EU, je nach Verfügbarkeit auch in weiteren Regionen der Anbieter, einschließlich der USA; eine Übermittlung in die USA ist deshalb möglich. Grundlage ist dann der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit das empfangende Unternehmen (etwa die Google LLC oder die Amazon Web Services, Inc.) danach zertifiziert ist, sonst die Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 Buchst. c DSGVO). Das Modell Claude der Anthropic, PBC (Sitz USA) läuft bei Google oder bei Amazon Web Services, das Modell Gemini (Texterkennung der Sprachnotizen) nur bei Google; an die Anthropic, PBC werden keine Daten übermittelt. Der Weg zu den Anbietern führt über OpenRouter; die Auswahl der Anbieter ist im Konto der Toloro GmbH bei OpenRouter durch eine Richtlinie (Workspace-Guardrail) auf Anbieter mit Zero Data Retention beschränkt.

Übermittelt werden Firmenberichte über einen Gebäudeschaden mit geringem Personenbezug: Personen erscheinen darin nur in den Kopfdaten (etwa Auftraggeber, Objektadresse, Schadennummer) und als Anwesende beim Ortstermin, dazu — wenn aufgenommen — die Sprachnotiz des Leckorters. Die Fotos zeigen das Objekt und den Schaden, keine Personen, und werden nicht an die Sprachmodelle übermittelt.

Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir auf Anfrage bereit.

5. Speicherdauer und Löschung

• Berichte, Antworten und Fotos bleiben gespeichert, bis der Kunde sie verwirft oder der Vertrag endet. Verworfene Berichte bleiben 30 Tage wiederherstellbar und werden danach gelöscht.
• Nach einer Kündigung bleiben die Daten bis 30 Tage nach Vertragsende zum Herunterladen verfügbar (mindestens 30 Tage ab Zugang der Kündigung) und werden danach endgültig gelöscht: Berichte, Fotos, PDF-Dateien, Namen der Leckorter, Büro-Zugänge und Anmeldedaten. Der Kunde kann die Löschung vorher im Dienst selbst auslösen. Erhalten bleiben Kundennummer, Berichtsnummern und Abrechnungsdaten (siehe unten, Rechnungs- und Buchungsbelege).
• Sprachnotizen sind davon ausgenommen: Die Tonaufnahme wird gelöscht, sobald der Text daraus erkannt ist, spätestens nach 24 Stunden (Ziffer 3.6). Gespeichert bleibt allein der Text.
• Sicherungen: lokale Sicherungen werden 14 Tage vorgehalten, externe Sicherungen 30 Tage; der Speicherort der externen Sicherungen liegt in Deutschland. Daten in Sicherungen werden nicht verarbeitet und laufen mit dem Sicherungszyklus aus.
• Protokolldaten: 14 Tage (Ziffer 3.1), Versandprotokolle 30 Tage (Ziffer 3.7).
• Newsletter: bis zum Widerruf oder zur Löschung des Kundenkontos (Ziffer 3.10).
• Rechnungs- und Buchungsbelege: acht Jahre; Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).

Im Übrigen löschen wir personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

6. Ihre Rechte

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung folgende Rechte:

• Auskunft über die Sie betreffenden Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@toloro.de.

Betreffen Ihre Rechte Berichtsinhalte, wenden Sie sich bitte an die Leckortungsfirma, die den Bericht erstellt hat. Wir dürfen diese Daten nur auf deren Weisung ändern oder löschen und leiten Ihre Anfrage unverzüglich weiter.

7. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder Ihres Arbeitsplatzes wenden.

8. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Das eingesetzte Sprachmodell formuliert lediglich einen Textvorschlag aus den Angaben, die der Leckorter eingegeben hat. Es trifft keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Jeder Bericht wird vor der Freigabe von einem Menschen im Büro der Leckortungsfirma geprüft; erst diese Freigabe erzeugt den fertigen Bericht. Auch die Plausibilitätsprüfung (Ziffer 3.5) entscheidet nichts: Sie zeigt dem Büro Hinweise, und das Büro entscheidet, ob und was es ändert.

9. Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere:

• Übertragung ausschließlich verschlüsselt über TLS; Zertifikate werden automatisiert erneuert.
• Passwörter nur als Hashwert: Büro-Passwörter speichern wir ausschließlich mit bcrypt (eigener Zufallswert je Passwort), nie im Klartext und nie in Protokollen; mindestens zehn Zeichen, Abgleich gegen häufige Passwörter. Ein Passwortwechsel beendet die übrigen Sitzungen des Zugangs. Einmal-Links und Zugangslinks werden nur als Hashwert gespeichert.
• Sitzungscookies host-only mit den Attributen Secure und SameSite=Lax.
• Verschlüsselte Ablage der Lizenzschlüssel; die zugehörigen Schlüssel liegen ausschließlich in der Betriebsumgebung des Servers, nicht in der Datenbank.
• Trennung der Daten je Firma in der Datenbank; jede Abfrage ist an die Firmenkennung gebunden. Fotos und PDF-Dateien werden nur nach Prüfung der Firmenzugehörigkeit ausgeliefert.
• Mengenbegrenzungen für Registrierung, Anmeldeversuche, Anmeldelinks und Uploads; Obergrenzen für Dateigrößen.
• Protokollierung administrativer Zugriffe; administrativer Zugriff ausschließlich über SSH mit Schlüsselpaar, Passwortanmeldung deaktiviert.
• Betrieb in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland (ISO/IEC 27001 zertifiziert).
• Regelmäßige, verschlüsselte Sicherung mit den unter Ziffer 5 genannten Aufbewahrungszeiten.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt jeweils die auf leckortung.toloro.de/datenschutz veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen, die Kunden betreffen, teilen wir zusätzlich in Textform mit.

Stand dieser Fassung: 06.11.2026.